Делопроизводство для секретаря

Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.
Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности производственному языку, применяться однозначно, либо объяснены. Иностранные термины нежелательно употреблять, за исключением общеизвестных типа: маркетинг, дивиденды и т. п.
В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.
Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.
Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.
Использование в деловой речи междометий не допустимо.
Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.
Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.
Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.
Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.
Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.
Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».
Употребление лексики устной речи.
Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные.
К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах.
В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.
Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств (например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев).
В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо.
К специальной лексике относятся также профессионализмы. Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:
1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);
2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.
Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.
Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.
Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.
В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.
«Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.
В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.
В. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка» (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.