Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать
• Действие: завершение – укладка вишенок на пирожные.
Давайте разберемся, когда же вы находитесь в режиме «управляющий», а когда – в режиме «исполнитель»? Какой уровень внимания необходим для сбора и упорядочивания сведений, организации, обзора и действия? Хотя в любых правилах есть исключения, ответ можно дать примерно так:
Какой же вывод можно сделать из этой таблицы? Судя по ней, режим «управляющий», то есть фазы организации и обзора полученной информации, требует активного и проактивного внимания. Размышления о работе – это одна из самых трудных ее частей. Если вы неделю думали о решении потенциально сложной проблемы, то реализовать найденное решение довольно просто. Достаточно лишь поднять трубку телефона, написать электронное письмо, с кем-то побеседовать, провести исследовательскую работу – то есть сделать то, что для квалифицированного работника совершенно естественно. Основное время и силы тратятся на процесс мышления. Если вы научитесь отделять мышление от действия, эффективность обоих периодов значительно повысится.
Как мы выяснили, проактивное внимание – вещь ценная и редкая. В этот период повышается эффективность работы, снижается информационная перегрузка и стресс. Вот несколько советов, которые помогут вам активизировать его:
1. Стройте рабочий день в соответствии с вашим естественным графиком изменения уровня внимания.
2. Оберегайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.
3. Старайтесь больше сосредоточиться на выполняемом деле, превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а активного – в проактивного.
4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас в процессе работы.
1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания
Любая работа включает массу разных задач – от принятия серьезных решений о том, что и когда делать, до обновления контактной информации, разборки документов и смены картриджа в принтере. Начав концентрироваться на уровнях внимания, вы поймете, что смена картриджа в период проактивного внимания – настоящее преступление. Это все равно что колоть орехи кувалдой, хотя процесс смены картриджа в это время ничем не отличается от него же в любой другой момент. Да, осознанное распределение внимания – сложная и тонкая игра.
Вы уже поняли, что я стараюсь как можно более ясно представлять себе уровни внимания и их распределение в течение рабочего дня.
Советую вам подумать о своих сильных и слабых сторонах. Самые трудные для себя задачи решайте в то время, когда ваше внимание находится на проактивном уровне. Задачи полегче отложите на период активного внимания. А всем простым, рутинным или скучным занимайтесь в то время, когда ни на что другое вы не способны.
Проактивное внимание – вещь редкая: используйте его мудро
Хотя в периодах проактивного внимания есть своя закономерность, оно меняется изо дня в день, а то и поминутно. Надо научиться составлять планы и подбирать работу соответственно уровню внимания. У вас всегда есть возможность сделать разумный выбор с позиции уверенного дзен-спокойствия. Поскольку большую часть работы в режиме «управляющий» (то есть определение наилучших способов выполнения поставленных задач и принятие жизненно важных стратегических решений) следует выполнять в состоянии проактивного внимания, планируйте рабочий день соответственно. Все продумав и приняв необходимые решения, вы обеспечите себе фронт работ и максимум информации о том, что надо сделать в режиме «исполнитель». А дальше выбор только за вами.
Если в период инертного или активного внимания оказалось, что вы не представляете, что делать дальше, вы можете потерять ясность мышления, а это приведет к стрессу, медлительности и ошибочным решениям.
Проактивное внимание и режим «управляющий»
Возможно, длительный период стресса не позволит вам уделить достаточно проактивного внимания работе в режиме «управляющий» и в особенности правильному определению обязательств и приоритетов. Обзор – это та самая фаза работы, когда нужно увидеть лес за деревьями: вы должны объективно взглянуть на свои обязательства и проекты и убедиться, что выбор сделан верно. Тогда фаза действий не потребует от вас особых усилий.
Если мыслительная работа в режиме «управляющий» проделана качественно, ваш «исполнитель» будет спокойно раскладывать вишенки на пирожных: никаких конфликтов, никакой неопределенности и нервозности – только веселая, игривая колея продуктивного творческого потока и полный контроль. Поэтому используйте периоды проактивного внимания для мыслительной работы, а не для практических дел. Такова основная задача ниндзя.
Вот вам простой и легко выполнимый совет. Понаблюдайте за собой в периоды проактивного внимания, а затем подумайте, что происходит вокруг вас в это время. Я уже говорил, что самые продуктивные для меня часы – с 9 до 11 утра. Именно в это время у меня появляется миллион идей относительно того, что нужно сделать. Однако в этот же интервал назначено большинство моих встреч, поступает большая часть электронных писем и звонков, моего участия требуют коллеги. Для того, чтобы в полной мере использовать это продуктивное время, нужно превратиться в сосредоточенного, жесткого и безжалостного босса! Я часто работаю по утрам вне офиса – именно по этой причине: я ценю и оберегаю свое проактивное внимание и посвящаю его самой важной работе. А все то, что не требует полнейшей отдачи и сосредоточенности, можно выполнить в периоды активного или инертного внимания.
2. Оберегайте свое внимание – не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам
Самое эффективное мышление, дающее нам ощущение спокойствия и полного контроля, проистекает от сочетания двух факторов. Нужно находиться в фазе самого проактивного внимания и быть абсолютно сосредоточенным, чтобы довести мыслительный процесс до естественного завершения. Если в процессе размышлений вы отвлечетесь на что-то другое, то не будете уверены в том, что продумали все до конца. А такая неясность порождает очередной стресс.
Обобщенно можно выделить два типа отвлекающих факторов: внутренние и внешние.
Внутренние отвлекающие факторы: главный – это наш собственный разум
Вот мы сели писать отчет. В действие вступает внутренний «исполнитель». Мыслительный процесс в режиме «управляющий» завершен, внутренний босс уже ушел… И никто не заметит, если мы быстренько заглянем в Facebook или нальем себе еще одну чашечку чая и поболтаем с коллегой.