Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

 Руководство
Метод тайм-боксинга может использоваться как для сложных задач, так и для быстрых дел. Ориентированный на задачу тайм-боксинг требует выполнить следующие четыре шага:
 
Шаг 1: Определи цель!
✓ Чего ты хочешь достичь?
Шаг 2: Выбери задачу для достижения цели!
✓ Что ты должен для этого сделать?
Шаг 3: Определи единицу времени (тайм-бокс) для своей задачи!
✓ Как долго ты планируешь работать над своей задачей?
Шаг 4: Зарезервируй единицу времени (тайм-бокс) в своем календаре!
✓ Сколько ты будешь работать над своей задачей?
 
При использовании подхода, ориентированного на время, необходимо скорректировать свой порядок действий и сначала определить блоки времени. Соответствующая инструкция может выглядеть так:
 
Шаг 1: Определи единицы времени (тайм-боксы) для своего плана на день!
✓ Как бы ты хотел распределить свое время?
Шаг 2: Поставь цель для каждой единицы времени!
✓ Чего ты хочешь достичь?
Шаг 3: Определи задачу для достижения цели!
✓ Что ты должен сделать для этого?
Шаг 4: Зарезервируй единицу времени (тайм-бокс) в своем календаре!
✓ Когда ты будешь работать над задачей?
 
 Пример
Тайм-боксинг – это индивидуальный подход к планированию задач. Ты имеешь возможность устанавливать временные интервалы по своему усмотрению. При этом их длительность не может быть правильной или неправильной. Для лучшего понимания рассмотрим два примера:
 
Пример 1 (ориентация на задачу):
✓ 8:00–8:30 Сделать звонки
✓ 8:30–9:00 Ответить на электронные письма
✓ 9:00–9:15 Перерыв
✓ 9:15–10:00 Подготовиться к встрече
✓ 10:00–10:15 Подготовить коммерческое предложение для заказчиков
✓ 10:15–10:45 Поговорить с г-жой Мейер
✓ 10:45–11:00 Прочитать квартальный отчет
✓ 11:00–12:00 Вебинар по повышению квалификации
✓ 12:00–13:00 Перерыв на обед
✓ …
Пример 2 (ориентация на время):
✓ 8:00–8:30 Задание 1
✓ 8:30–9:00 Задание 2
✓ 9:00–9:30 Задание 3
✓ 9:30–10:00 Задание 4
✓ 10:00–10:30 Задание 5
✓ 10:30–11:00 Задание 6
✓ 11:00–11:30 Задание 7
✓ 11:30–12:00 Задание 8
✓ 12:00–13:00 Перерыв на обед
✓ …
 
 Задание
Используя тайм-боксинг, определи пять продуктивных единиц времени (тайм-боксов) на следующий день!
    
#14. Task Chunks или блоки задач
 
 Одно предложение
Task Chunks или блоки задач – это задачи, объединенные в группы. Они создаются путем сортировки похожих задач, которые ты затем можешь эффективно выполнять блоками.
 
 Как это работает
Проблемы, требующие решения, и информация, которая обрушиваются на тебя каждый день, имеют кое-что общее с задачами из твоего списка дел: они обычно беспорядочны. Их последовательность произвольна, естественная упорядоченность отсутствует. Если браться сразу за все, с чем сталкиваешься, ты, конечно же, будешь занят, но далеко не продуктивно. Ты будешь переходить от задачи к задаче, каждый раз вникая в рабочие процедуры и процессы. При таком подходе теряется не только энергия, но и много времени. Поэтому намного эффективнее объединять похожие задачи в блоки и потом последовательно работать над ними. Такое группирование в блоки называется Chunking, а соответствующие блоки задач являются так называемыми Task Chunks. Систематическое формирование блоков задач – постоянный процесс, который позволяет тебе регулярно записывать, упорядочивать и систематизировать свои задачи для удобного хранения. Для этого нужно всего лишь сделать три небольших шага:
✓ Записать
✓ Упорядочить
✓ Систематизировать для хранения
Ты можешь легко включить этот процесс в свою повседневную жизнь и тем самым лучше организовать процесс работы. Один или несколько раз в день записывай всю информацию, задания и обязательства – так ты сможешь ничего не упустить из поля зрения.
Затем отсортируй все входящие данные, расставь приоритеты и избавься от лишнего. Далее собери все важные задачи в один список и организуй хранение соответствующей информации таким образом, чтобы при необходимости ее можно было быстро найти. Рабочий процесс будет выглядеть примерно так:
 
  
Если в начале ты тонул в беспорядочном потоке задач, то в конце процесса получишь четкую и легко контролируемую систему, с которой намного легче работать. Кроме того, система хранения создает порядок в твоей голове и делах, что также экономит время и бережет нервы. Для сравнения: твой прежний образ мышления был таким: «Я должен сразу разобраться со всем, что приходит мне в голову или ложится на стол». Новая стратегия иная: «Сначала я собираю всю информацию и задачи в одном месте, потом сортирую, а займусь ими позже».